آموزش لایفری 7

افزودن فایل‌ها

دلایل متعددی برای افزودن فایل‌ها به سایتتان وجود دارد. به طور مثال ممکن است شما بخواهید برای به اشتراک گذاشتن عکس‌ها و فایل‌های ویدئویی و یا تعبیه‌ی آن‌ها در محتوای وب، برای ایجاد Back up از فایل‌هایتان در سایتتان، برای به اشتراک گذاری فایل‌هایتان بین کاربران مختلف و برای ایجاد همکاری بین کاربرانتان بر روی یک سند، فایل‌هایتان را به سایتتان اضافه نمایید.

به ازای هر سایتی که شما دارید، نیاز خواهید داشت که گروه مشخصی از کاربرانتان بتوانند بدون توجه به نوع فایلی که با آن کار می‌کنند، فایل‌هایشان را ذخیره‌سازی، سامان‌دهی و اشتراک گذاری نمایند. در ادامه خواهیم آموخت کاربران چگونه می‌توانند این عملیات را انجام دهند.

شما نیاز دارید تا به دقت مشخص نمایید که کدام دسته از کاربرانتان می‌توانند فایلی را اضافه ، مشاهده و روز رسانی نمایند. کاربران انواع فایل‌های مختلف را برای هدف‌های گوناگون ذخیره خواهند کرد و بخش مستندات و چندرسانه ای محل ذخیره‌سازی فایل‌های گروه‌های مختلف کاربران با نقش‌های گوناگون خواهد بود. شما می‌توانید از طریق بخش نقش‌ها و مجوز‌ها در پرتال لایفری، دقیقا مشخص نمایید که چه کسانی به فایل‌های موجود دربخش مستندات و چندرسانه ای دسترسی داشته باشند و با استفاده از ایجاد پوشه‌ها می‌توانید فایل‌ها را سامان دهی نمایید. ابتدا مدیریت مستندات و چندرسانه ای را به وسیله‌ی نقش‌ها، مجوز‌ها و پوشه‌ها را بررسی می‌نماییم.

برای اینکه گروهی از کاربران بتوانند فایل‌هایشان را اضافه نمایند، ابتدا باید این اجازه را برای نقش آن‌ها فعال نمایید. ابتدا به لایفری وارد شوید، سپس با کلیک بر آیکون  () به پنل مدیریت مراجعه نمایید و از مسیر زیر نقش ها را انتخاب کنید.

 نقش ها → کاربران →منوی کنترل

در صورتی که گروه کاربران عضو یک سازمان می‌باشند و آن سازمان دارای یک سایت ‌باشد، یک نقش سازمانی  تعریف کنید و در صورتی که تنها عضو یک سایت می‌باشند یک نقش مربوط به سایت  تعریف نمایید. یک نام برای نقش گروه کاربران مذکور در فیلد نام وارد نمایید به طور مثال Media Manager را وارد نمایید. پس از ذخیره و ایجاد نقش، بر آیکون (  ) در کنار نام نقش کلیک نمایید و اجازه های دسترسی را انتخاب نمایید.

 

شکل ‏1-1-پس از ذخیره و ایجاد نقش ، بر آیکون ( ) در کنار نام نقش کلیک نمایید، اجازه های دسترسی را انتخاب نمایید. در رابط کاربری مربوط به این بخش می‌توانید مجوز‌های مربوط به نقشی را که ایجاد نموده‌اید را مشخص نمایید.

در رابط کاربری مربوط به این بخش می‌توانید مجوز‌های مربوط به نقشی که ایجاد نموده‌اید را مشخص نمایید. برای تعیین مجوز‌های مربوط به بخش مستندات و چندرسانه ای ، از مسیر 

Site Administration → Content → Documents and Media استفاده نمایید و از بخش General Permissions گزینه‌ی Access in Site Administration را انتخاب نمایید.

 

شکل 1-2- برای تعیین مجوز‌های مربوط به بخش مستندات و چندرسانه ای، از مسیر Site Administration → Content → Documents and Media استفاده نمایید و از بخش General Permissions گزینه‌ی Access in Site Administration را انتخاب نمایید.

نقش Media Manager مدیریت فایل‌های خاصی را بر عهده دارد و شما باید به کاربرانی که این نقش را برعهده دارند، این نقش را بدهید.  برای یادگیری بیشتر در این زمینه به بخش نقش‌ها و مجوز‌ها مراجعه نمایید.

در بخش مستندات و چندرسانه ای شما مکانی نیاز دارید تا فایل‌های مشخصی را در آن قرار دهید و نقش Media Manager آن فایل‌ها را مدیریت نماید. بهترین ابزار پوشه‌ها می‌باشند. از مسیر بخش مستندات و چندرسانه ای → محتوا وارد بخش مستندات و چندرسانه ای شوید. در این قسمت می‌توانید لیستی از فایل‌ها و پوشه‌هایی که در قسمت اصلی این بخش قرار گرفته‌اند را مشاهده نمایید.

 

شکل ‏1- 3- بخش مستندات و چند رسانه ای ابتدا خالی می‌باشد، اما شما می‌توانید با کلیک بر دکمه‌ی  () انواع اسناد را به این بخش اضافه نمایید.

با کلیک بر روی دکمه‌ی () شما می‌توانید کلیه‌ی اسنادی را که می‌توانید به مستندات و چندرسانه‌ای‌ اضافه نمایید را مشاهده کنید. شما می‌توانید اسناد، پوشه‌ها ، مستندات پایه و ... را به مستندات و چندرسانه‌ای‌ها اضافه نمایید. شما حتی می‌توانید دسترسی به یک منبع خارجی کاملا متفاوت را پیکربندی کنید. در اینجا گزینه‌های قابل اضافه کردن به بخش مستندات و چندرسانه‌ای‌ها را بررسی خواهیم نمود.

  • پوشه : شما می‌توانید با استفاده از این گزینه یک پوشه‌ی جدید برای نگهداری و سامان‌دهی اسناد ایجاد نمایید.
  • میانبر اسناد و رسانه ها : شما می‌توانید برای هر سندی یک میانبر اسناد و رسانه ها ایجاد نمایید و مجوز‌های مربوط به دسترسی به سند اصلی از طریق میانبر اسناد و رسانه ها  را مشخص نمایید.
  • مخزن: این گزینه‌ به شما توانایی افزودن دسترسی به یک منبع خارجی را می‌دهد، برای یادگیری بیشتر در این زمینه‌ی به بخش انواع منابع مراجعه نمایید
  • اسناد متعدد : با استفاده از این گزینه شما می‌توانید چندین سند را یکباره اضافه نمایید.
  • مستندات پایه : شما می‌توانید سند را به عنوان یک سند مستندات پایه به بخش مستندات و چند رسانه ایها اضافه نمایید. به صورت پیش‌فرض اسناد از نوع مستندات پایه به وسیله‌ی هیچ مجموعه‌ای از metadata توصیف نشده‌اند.

اقلام باقی مانده در منوی افزودن انواع سند، اسناد پیش‌فرضی می‌باشند که به وسیله‌‌ی یک مجموعه یکتا metadata  توصیف شده‌اند. هنگامی‌که شما یک سند را که متعلق به یکی از این نوع اسناد می‌باشد را اضافه می‌کنید، یک فرمی‌برای انتخاب فایل و پرنمودن فیلد‌های مربوط به مجموعه‌ی metadata  مرتبط با سند نیز نمایش داده خواهد شد.

برای نمونه Contract در نظر بگیرید.

  • قرارداد : با استفاده از این آیتم، شما می‌توانید اسناد شبیه به قرارداد‌ها را به بخش مستندات و چندرسانه ای اضافه نمایید. این نوع سند برای توصیف قرارداد‌های قانونی است. به طور پیش فرض، یک قرارداد دارای فیلد‌های تاریخ موثر ، تاریخ انقضا ، نوع قرارداد ، وضعیت ، بررسی حقوقی ، امضا  و زمینه‌های معامله  می‌باشد.

تمامی‌انواع اسنادی که تعریف شده است، با کلیک بر دکمه‌ی () در منوی  افزودن ظاهر می‌شود. در صورتی که می‌خواهید یکی از انواع اسناد تعریف شده را انتخاب نمایید، بر روی نام آن کلیک نمایید. کتابخانه‌ی اسناد، فیلد‌های metadata تعریف شده‌ی مرتبط با نوع سند را به سند ایجاد شده اعمال خواهد کرد. هنگامی‌که یک نمونه سند جدید از نوع اسناد تعریف شده اضافه می‌نمایید، شما باید فیلد‌های مربوط به آن را پر کنید.

برای سازماندهی اسناد می‌توان از پوشه‌ها استفاده نمود. برای ایجاد پوشه بر روی دکمه‌ی () کلیک نمایید و پوشه را انتخاب نمایید.

 

شکل ‏1- 4- برای سازماندهی اسناد می‌توان از پوشه‌ها استفاده نمود. برای ایجاد پوشه بر روی دکمه‌ی ( ) کلیک نمایید و پوشه را انتخاب نمایید.

در رابط کاربری مربوط به ایجاد یک پوشه‌ی جدید یک نام برای پوشه وارد نمایید و در صورتی که نیاز دارید توضیحاتی مرتبط با پوشه وارد نمایید. در ابتدا، هر کسی می‌تواند پوشه‌ها را مشاهده کند، اما شما می‌توانید آن را تغییر دهید. برای دسترسی به سایر مجوز‌های این بخش بر گزینه های بیشتر کلیک نمایید. به طور پیش‌فرض، اعضای سایت قادر به اضافه کردن فایل، پوشه، میانبر و مشترک شدن به تغییرات فایل‌های پوشه می‌باشند. با کلیک بر روی گزینه‌ی، گزینه های بیشتر می‌توانید تنظیمات مربوط به مجوز‌ها را انجام دهید. در بخش مجوز‌ها گزینه‌های زیر موجود می‌باشد.

  • دسترسی: امکان دسترسی به محتویات پوشه را از طریق دسکتاپ ویندوز.
  • به روز رسانی : امکان ویرایش ویژگی‌های پوشه و انتقال پوشه به یک پوشه‌ی والد جدید.
  • افزودن زیر پوشه : ایجاد پوشه در داخل آن پوشه.
  • افزودن میانبر: امکان ایجاد Shortcut (لینک) برای هر سند و فایل و مشاهده‌ی آن
  • تصویب : دریافت هشدار از طریق ایمیل، زمانی که فایل‌های یک پوشه تغییر می‌کنند.
  • افزودن مستندات : اضافه کردن یک فایل جدید به پوشه.
  • مجوزها : مشاهده و تغییر مجوز‌های پوشه.
  • حذف:  امکان انتقال پوشه به سطل بازیافت .

پس از انجام تنظیمات، برای ساخت پوشه برذخیره کلیک نمایید.

شما می‌توانید نوع اسناد موجود در هر پوشه را محدود کنید و می‌توانید از یک گردش کار برای همه‌ی انواع اسناد استفاده نمایید و یا بر هر نوع انتخابی یک گردش کار انتخاب کنید. به طور پیش فرض، زیرپوشه‌ها محدودیت در نوع سند موجود در خود و گردش کار مربوط به آن‌ها را را از پوشه‌ی والد به ارث می‌برند. در صورتی که گردش کار را فعال نمایید، می‌توانید برای هر پوشه و هر نوع سند یک گردش کار تعریف کنید. شما می‌توانید محدودیت نوع سند موجود در یک پوشه و گردش کار مربوط به آن را در رابط کاربری بخش ویرایش پوشه‌ها، پس از ایجاد پوشه، مشاهده و تنظیم نمایید. برای دسترسی به رابط کاربری ویرایش پوشه بر آیکون (  ) در کنار نام پوشه، کلیک نمایید و ویرایش را انتخاب نمایید.

 

شکل ‏1-5- با انتخاب گزینه‌ی اول پوشه، تنظیمات مربوط به محدودیت‌های موجود در نوع اسناد وگردش کار پوشه‌ی والد را به ارث خواهد برد.

 

 

شکل ‏1-6- با انتخاب گزینه‌ی دوم می‌توانید یک نوع خاص از اسنادرا برای پوشه تعریف و یا انتخاب نمایید.

 

شکل ‏1-7-پس از انتخاب انواع سندها می‌توانید یکی از انواع موجود را انتخاب نمایید و یا یک نوع جدید از اسناد را ایجاد نمایید.

 

شکل ‏1-8- شما می‌توانید برای انواع اسناد انتخاب شده یک گردش کار انتخاب نمایید.

 

شکل ‏1-9-با انتخاب گزینه‌ی سوم می‌توانید یک گردش کار  برای کلیه  اسناد موجود در پوشه مشخص نمایید.

 

پس از انجام ویرایش‌های مورد نیاز، برای ذخیره‌ی تنظیمات بر ذخیره کلیک نمایید.

شما می‌توانید با مراجعه به بخش ()  در گوشه‌ی سمت چپ و بالای صفحه‌ی مربوط به بخش مستندات و چندرسانه ای و انتخاب پیکربندی ،تنظیمات مربوط به اطلاعات فرستنده‌ی ایمیل‌ها و قالب ایمیل‌ها را به ازای تغییرات گوناگون‌ را انجام دهید.

کاربرانی که امکان مدیریت بخش مستندات و چندرسانه ای را دارند، می‌توانند با مراجعه به بخش مستندات و چندرسانه ای و کلیک بر نام پوشه‌ی ایجاد شده، فایل‌ها و زیر‌پوشه‌های موجود در پوشه را مدیریت کنند.

شما می‌توانید در یک پوشه برای دسته بندی‌فایل‌های موجود در پوشه، پوشه‌های دیگری ایجاد نمایید. به این منظور بر آیکون ()کلیک کنید و افزودن زیر پوشه را انتخاب نمایید. رابط کاربری مربوط به ایجاد یک زیر پوشه کاملا مشابه رابط کاربری مربوط به ایجاد یک پوشه‌ی جدید می‌باشد. در ادامه می‌خواهیم یک فایل تصویری را به بخش مستندات و چندرسانه ای اضافه نماییم.

چندین راه برای افزودن یک فایل تصویری به بخش مستندات و چندرسانه ای وجود دارد، شما می‌توانید فایل‌های تصویری را یکی یکی آپلود نمایید و یا همه‌ی آن‌ها را به صورت یک‌جا اضافه کنید. برای افزودن چندین تصویر به طور هم‌زمان بر روی آیکون () کلیک نمایید و سپس اسناد متعدد را انتخاب نمایید. در رابط کاربری مربوط به این بخش می‌توانید فایل‌هایتان را با کشیدن و رها کردن در این بخش و یا با انتخاب دکمه‌ی انتخاب پوشه اضافه نمایید. لیستی از فایل‌های آپلود شده در صفحه قابل مشاهده خواهد بود، در صورتی که‌ می‌خواهید یکی از فایل‌های آپلود شده را حذف نمایید بر آیکون  () مربوط به آن فایل کلیک کنید. در کنار صفحه امکاناتی وجود دارد، شما می‌توانید یک توضیح کلی برای فایل‌ها وارد نمایید. در بخش نوع سند یک نوع  سند برای فایل‌هایتان انتخاب کنید، با توجه به اینکه فایل آپلود شده تصویر می‌باشد، مستندات پایه را انتخاب می‌نماییم که به صورت پیش‌فرض هم این نوع انتخاب شده است. شما می‌توانید از بخش دسته بندی به فایل‌هایتان برچسب و دسته‌بندی اضافه نمایید. برای یادگیری بیشتر در این زمینه به بخش دسته‌بندی محتوا با استفاده از برچسب‌ها و دسته‌بندی‌ها مراجعه نمایید. شما می‌توانید مجوز دسترسی به این فایل‌ها را نیز مشخص نمایید. پس از انجام تنظیمات برذخیره کلیک نمایید تا فایل‌ها به بخش مستندات و چندرسانه ای اضافه شوند. بهتر است برای سامان‌دهی فایل‌ها ابتدا پوشه‌هایی متناسب با آن‌ها ایجاد نمایید و سپس فایل‌ها را به پوشه‌ها اضافه نمایید.

 

شکل ‏1-10-شما می‌توانید چندین فایل را به صورت یک‌جا آپلود نمایید

 

کتاب‌خانه‌ی اسناد تمامی‌ فایل‌ها و زیرپوشه‌ها، در پوشه را نمایش ‌می‌دهد. در صورتی که شما برای فایل‌هایتان پوشه‌ای ایجاد نکنید و آن‌ها را مستقیما از بخش مستندات و چندرسانه ای اضافه نمایید، فایل‌ها در یک پوشه‌ی پیش‌فرض به نام صفحه اصلی قرار خواهند گرفت.

به طور پیش‌فرض فایل به صورت آیکون نمایش داده می‌شوند. برای اینکه فایل‌ها به صورت کارت نمایش داده شوند بر آیکون () کلیک نمایید و برای نمایش فایل‌ها به صورت لیست بر( ) کلیک نمایید. برای نمایش جدول فایل‌ها بر آیکون () کلیک نمایید. در صورتی که از نمایش آیکون و توصیفی استفاده نمایید، لایفری برای هر فایل یک تصویر در نظر می‌گیرد، در صورت که فایل تصویری باشد، از محتوای فایل تصویری استفاده خواهد کرد و در صورتی که تصویری نباشد، لایفری از یک سری تصاویر عمومی‌ برای نمایش آن‌ها استفاده می‌کند، علاوه بر آن لایفری برای هر فایل نام منتشر کننده، تاریخ آخرین تغییرات، وضعیت آن (Approved, Draft و ...) نمایش می‌دهد و فرمت تصویر(JPG و ... ) را نمایش می‌دهد

 

 

شکل ‏1-11- چندین سبک نمایش برای اسناد و فایل‌ها وجود دارد: آیکون (مطابق شکل)، توصیفی و لیست. همچنین می‌توان مسیری که در آن قرار گرفته‌اید را نیز مشاهده نمایید.

 

با کلیک بر آیکون ()می‌توانید که در بالای صفحه و در سمت چپ قرار دارد اطلاعاتی از قبیل نام پوشه، تعداد آیتم‌های موجود در آن را مشاهده نمایید. در این بخش می‌توانید با کلیک بر آیکون () از طریق ایمیل از تغییرات مربوط به فایل‌های موجود در پوشه‌ آگاه شوید، همچنین آیکون (  )نیز وجود دارد، قابلیت‌های این آیکون کاملا مشابه آیکون ()در قسمت بالا و سمت چپ رابط کاربری مربوط به پوشه می‌باشد.

در قسمت بالا و سمت راست رابط کاربری  مستندات و چند رسانه ای یک فیلد  به نام فیلتر و سفارش وجود دارد که برای انتخاب فیلتر‌های نمایش آیتم‌ها وجود دارد. به صورت پیش‌فرض مقدارتمام انتخاب شده است که تمامی‌ آیتم‌های موجود در آن پوشه نمایش داده خواهد شد، گزینه‌ی اخیر آخرین فایل‌ها و پوشه‌هایی را که تغییر یافته‌اند را نمایش خواهد داد، اطلاعات من  فایل‌های همه‌ی کاربران جاری را  بدون توجه به پوشه‌هایشان لیست خواهد کرد، با انتخاب گزینه‌ی انواع سندها شما باید یک نوع سند را برای نمایش مشخص نمایید و تنها اسناد منطبق بر آن نوع نمایش داده خواهد شد.  گزینه های دیگر این فیلد جهت انتخاب معیاری برای ترتیب نمایش آیتم‌ها وجود دارد که شما می‌توانید مقادیر تاریخ ایجاد، عنوان، تعداد دریافت‌ها، تاریخ اصلاح (به صورت پیش فرض این گزینه انتخاب شده است)، و یا ‌اندازه را انتخاب کنید. با استفاده از فلش‌های بالا و پایین نیز می‌توانید نوع ترتیب را به صورت صعودی و نزولی انتخاب نمایید.

شما می‌توانید با انتخاب چندین فایل به طور هم‌زمان بر روی آن‌ها عملیاتی را اعمال کنید، با انتخاب چندین فایل در قسمت بالای رابط کاربری آیکون‌های (   ) نمایش داده خواهند شد. با انتخاب   می‌توانید فایل‌ها را به سطل زباله منتقل کنید و آن‌ها را حذف کنید، با انتخاب   می‌توانید فایل‌ها را به یک پوشه و یا زیر‌پوشه‌ی دیگر منتقل کنید، با کلیک بر   می‌توانید تعداد آیتم‌های انتخاب شده را مشاهده نمایید. در صورتی که تنها یک آیتم را انتخاب کرده باشید و بر  کلیک نمایید، می‌توانید اطلاعات مربوط به فایل شامل  WebDAV URL و URL و نام منتشر کننده،‌اندازه و ... مشاهده نمایید. با استفاده از WebDAV URL می‌توانید به طور مستقیم از سیستم مدیریت فایل‌های موجود در دسکتاپ سیستم عاملتان، فایل‌ها را مدیریت نمایید.

در قسمت پایین صفحه می‌توانید تعداد آیتم‌های موجود در هر صفحه را مشخص نمایید و در صورتی که آیتم‌ها در یک صفحه قابل نمایش نباشند، می‌توانید به بقیه صفحات مراجعه نمایید.

در کتابخانه‌ی اسناد، هر فایل دارای یک محتوای قابل مشاهده می‌باشند. برای مشاهده ‌ی محتوای یک فایل بر روی نام آن کلیک نمایید. در صفخه‌ی باز شده می‌توانید پیش‌نمایشی از فایل ‌تصویریتان را مشاهده نمایید. در صورتی که افزونه‌ی مربوط به پیش نمایش نوع فایل موجود را از قبل نصب نموده باشید، می‌توانید پیش نمایش فایل را در قالب آن افزونه مشاهده نمایید. به طور مثال در صورتی که فایل ویدیویی باشد، یک صحنه از فیلم را به عنوان پیش نمایش نشان خواهد داد و یا برای یک فایل اسلاید، صفحه‌‌‌ی اول اسلاید نمایش داده خواهد شد.  در صورتی که افزونه‌ی‌ مربوط به پیش نمایش فایل نصب نشده باشد، لایفری یک تصویر کلی برای پیش‌نمایش آن فایل در نظر خواهد گرفت.

در صورت امکان لایفری یک پیش‌نمایش از فایل افزوده شده ایجاد می‌کند، برای این کار تنها از جاوا و APIهای جاوا و  PDFBox استفاده می‌نماید. در صورتی که یک فایل PDF اضافه نمایید، لایفری طی یک فرایند چند نخی به ایجاد پیش‌نمایشی برای فایل می‌پردازد، در صورتی که فایل کوچک باشد، این فرایند چند ثانیه و در صورتی که فایل حجیم‌تر باشد ممکن است زمان بیشتری طول بکشد.

به طور پیش‌فرض تولید تصویر پیش نمایش و آیکون‌های مربوط به اسناد توسط PDFBox صورت می‌گیرد، برای کنترل کامل بربخش مستندات و چندرسانه ای  باید ابزار‌های اضافی دیگری را نصب و تنظیم کنید. این ابزارها شامل OpenOffice یا LibreOffice ، ImageMagick که به Ghostscript نیاز دارد و Xuggler می‌باشند. با نصب و پیکربندی این ابزارها ، اسناد متناسب با نوعشان نمایش داده خواهند شد. با تنظیم OpenOffice در حالت سرور می‌توانید، می‌توانید آیکون‌ها را ایجاد کنید و انوع فایل‌های .pdf, .docx, .odt .ppt, .odp و... در مرورگر مشاهده و به یکدیگر تبدیل نمایید. با استفاده از   ImageMagick می‌توانید تصاویر را سریع‌تر و با کیفیت بالاتر مشاهد و به فرمت‌های گوناگون تبدیل نمایید. با استفاده از Xuggler می‌توانید، فایل‌ها‌ی ویدیویی و صوتی را در مرورگرتان مشاهده نمایید و پیش‌نمایشی برای فایل‌های صوتی و ویدویی را برای شما فراهم خواهد کرد. شما می‌توانید تنظیمات مربوط به این ابزار‌ها را در بخش  منوی کنترل سایت از منو  پیکربندی و مراجعه به قسمت مدیریت سرور و سپس انتخاب تب سرورهای خارجی و همچنین از طریق فایل portal-ext.properties انجام دهید.

 

شکل ‏1-12- برای مشاهده ‌ی محتوای یک فایل تصویری بر روی نام آن کلیک نمایید. به طور پیش‌فرض لایفری می‌تواند پیش‌نمایشی از انوع زیادی از تصاویر را ایجاد کند.

 

پیش نمایش اسناد یک ابزار بسیار قدرت‌مند می‌باشد و به کاربران کمک می‌کنند تا فایل‌های مورد نظر خود را بیابند.

در رابط کاربری مربوط به پیش‌نمایش فایل‌ها، اطلاعاتی شامل آیکون، نام فایل، نام منتشر‌کننده‌، زمان آپلود، امتیاز فایل و ... را نمایش داده می‌شود. همچنین می‌توانید برای فایل یک نظر ایجاد کنید و یا به یک نظر پاسخ دهید و یا به یک فایل رای دهید.

با کلیک بر آیکون   در گوشه‌ی سمت چپ و بالای صفحه می‌توانید به گزینه‌های زیر دسترسی داشته باشید.

  • دانلود: امکان دانلود فایل به دستگاه شما.
  • ویرایش: به شما اجازه می‌دهد نام فایل، توضیحات، نوع سند، طبقه بندی، و دارایی‌های مرتبط را تغییر دهید. شما حتی می‌توانید یک فایل جدید به جای آن آپلود کنید. توجه داشته باشید، تغییر فایل موجب می‌شود یک نسخه‌ به نسخه‌ی موجود اضافه شود.
  • انتقال: امکان انتقال فایل به یک پوشه‌ی والد جدید.
  • بررسی سند و تایید بررسی : ا ز اینکه دیگران در زمانی که شما در حال کار برروی سند می‌باشید، سند را ویرایش کنند، جلوگیری می‌کند. کاربران دیگر در زمانی که شما در حال کار برروی سند می‌باشید، می‌توانند نسخه‌ای از سند که از قبل موجود است را مشاهده کنند. هنگامی‌که کار شما برروی سند به اتمام رسید می‌توانید برای سند تایید را انتخاب نمایید.
  • اجازه های دسترسی :شما می‌توانید اقداماتی را که هر نقش می‌تواند انجام دهد را از طریق این بخش مشخص کنید.
  • به روز رسانی :  امکان ویرایش، بررسی سند ، و تایید بررسی نمودن فایل.
  • لغو بررسی: نقش دارای این مجوز می‌تواند حالت بررسی سند برای یک فایل که در حالت بررسی سند می‌باشد را لغو کند.
  • انتقال به سطل زباله: حذف فایل از مستندات و چندرسانه ای و انتقال آن به سطل زباله
  • اجازه های دسترسی:  مشاهده و تنظیم مجوز‌های مربوط به فایل.

  با انتخاب گزینه اجازه های دسترسی موارد زیر را در رابط کاربری آن مشاهده می کنید.

  • حذف : فایل را به سطل زباله  منتقل می‌کند.
  • مشاهده: امکان مشاهده‌ی فایل.
  • به روز رسانی گفتگو :امکان ویرایش نظر کاربران دیگر بر روی فایل.
  • حذف گفتگو : حذف هر گونه نظر مربوط به فایل.
  • اضافه کردن گفتگو : امکان افزودن نظر در مورد فایل.با کلیک بر آیکون   در این بخش ، می‌توانید شماره‌ی نسخه‌های موجود از این فایل، نام آخرین کاربری که فایل را ویرایش نموده، زمان آخرین تغییر، وضعیت فایل مشاهده کنید و از طریق لینک دانلود موجود آن را دانلود نمایید و یا به URL  و WebDAV URL مربوط به آن دسترسی پیدا کنید. شما می‌توانید  ازURL WebDAV در هنگام دسترسی به سند از محیط دسکتاپ استفاده نمایید.

بخش Automatically Extracted Metadata تمامی ‌metadata‌های استخراج شده را نمایش می‌دهد. هنگام اضافه کردن اسناد جدید یا مشاهده اسناد موجود، یک فرایند به طور خودکار metadata  فایل را استخراج می‌کند. این فرایند TIKA نام دارد و در حال حاضر در پرتال لایفری گنجانده شده است. با توجه به فیلد‌های metadata مربوط به فایل و محتوای آن‌ها در هنگام افزودن فایل می‌توانید جزئیات مربوط به فایل را مشاهده نمایید. به طور مثال در مورد فایل‌های صوتی و یا ویدئویی، مدت زمان پخش آن‌ها را نمایش خواهد داد.

بخش Version History نسخه‌های مختلف از فایل را نمایش می‌دهد و به شما می‌توانید نسخه‌های مختلف فایل را مشاهده، دانلود، حذف، و یا به نسخه‌ای خاص از فایل برگردید. این بخش در بخش همکاری بر روی فایل‌ها بیشتر توضیح داده خواهد شد.

 

00
قبلی